Per poter ottenere successo, aumentare i clienti, incrementare le vendite e ottenere il massimo dalla tua attività, devi prima di tutto creare i presupposti.

Che cosa intendo per “creare i presupposti”?

Non si possono raggiungere gli obiettivi desiderati se tutta l’azienda non è stata organizzata in funzione di questi obiettivi.

L’organizzazione è fondamentale, un presupposto necessario per raggiungere i tuoi obiettivi e ottenere successo.

Quello di cui sto parlando è la cosa più semplice del mondo. Pensa alla cucina. Hai mai preparato un buon filetto al pepe verde? Bene, come?

Ti sei messo in cucina e hai cominciato a cercare gli ingredienti? Poi ti è venuto in mente che “forse è meglio cercare la ricetta”…dopo ti sei accorto che mancano 2 o 3 ingredienti, quindi sei andato al supermercato a comprarli, poi di ritorno a casa hai ripreso quello che avevi cominciato a fare?

In sostanza hai perso 4 o 5 ore per preparare un filetto al pepe verde.

Spero sia venuto buono!

Oppure, ti sei organizzato e hai creato una “to do list”, una lista di cose da fare.

  1. Google, cercare “ricetta filetto al pepe verde”
  2. Scegliere la ricetta che più soddisfa le aspettative
  3. Individuare gli ingredienti che hai già in casa
  4. Creare una lista di ingredienti mancanti
  5. Ricordarsi di fermarsi al supermercato di ritorno da lavoro
  6. Comprare gli ingredienti
  7. Tornare a casa e mettersi a cucinare

Tempo totale impiegato 1 ora e mezzo (per essere generosi), compresa la sosta al supermercato (che hai intelligentemente incastrato all’interno di un’altra attività, ovvero, ritornando da lavoro).

Bene, se per un lavoro così semplice, un minimo di organizzazione è stata necessaria, figuriamoci per un lavoro molto complesso!

L’organizzazione porta ordine e efficienza, due parole di incredibile valore per un’azienda sana e che guadagna.

Dunque, che cosa fare per organizzarsi?

  1. Tutto ha inizio con la pianificazione. Se hai individuato i tuoi obiettivi, inizia a pianificare tutte le attività necessarie affinché questi obiettivi siano effettivamente raggiungibili.
  2. Cerca di suddividere le tue attività in delle micro-attività che possano essere automatizzabili o facilmente delegabili. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo (ovvero la cosa più preziosa della tua vita).
  3. Se devi occuparti di (quasi) tutto tu, suddividi la tua settimana lavorativa in momenti distinti in cui poterti dedicare alle attività più importati; fatto 100 il totale del tuo tempo, comincia ad imputare, ad esempio, un 50% ad attività operative, un 30% ad attività strategiche-commerciali. E il 20%? Non dimenticare MAI quello che possiamo definire “micro-management“, ovvero, le riunioni, le telefonate, i ripensamenti, gli imprevisti, le e-mail…
    Dosa le percentuali in funzione delle tue personali esigenze.
  4. Sfrutta la tecnologia. Se ti dicessi che esistono dei software GRATUITI fantastici che consentono di ottimizzare tutte le tue attività?
    1. Se vuoi risparmiare il più possibile, apri un account (gratuito) su Google. Si aprirà un mondo di tools, sempre a disposizione per te, in ogni momento. Posta elettronica, cloud drive, Agenda (Google Calendar), fogli di calcolo (come excel), documenti di testo (come word), presentazioni (come power point), moduli di iscrizione online e molto altro ancora.
    2. Utilizza l’agenda elettronica del tuo smartphone, sincronizzata con Google Calendar, ti farà risparmiare un sacco di tempo. Prendi appuntamenti, consulta l’agenda da smartphone, da tablet e da pc, dove e quando vuoi, sempre sincronizzata e aggiornata.
    3. Crea il tuo personale e GRATUITO CRM, seguendo questi semplici passi. È fantastico!
    4. Utilizza Asana: una piattaforma collaborativa (gratis fino a 15 utenti, sì, hai capito bene 15 utenti gratuiti) che permette la gestione dei progetti in un modo così semplice da far invidia a qualsiasi software a pagamento. L’interfaccia grafica oltre ad essere piacevole, è estremamente intuitiva. Inoltre è prevista una guida/tutorial che ti accompagna dal momento dell’iscrizione, passo dopo passo, nella creazione e gestione dei tuoi primi processi. È facilissimo coinvolgere altre persone, collaboratori, clienti o fornitori: è sufficiente invitarli tramite posta elettronica e con un clic si ritroveranno proiettati all’interno di Asana. Con un solo clic è possibile creare  attività, scadenze e progetti, con un solo clic è possibile aggiungere persone, risorse ad ogni progetto o attività. Con il semplice trascinamento del mouse è possibile cambiare, spostare, ricalibrare attività, progetti e tasks.
      Ovviamente non mancano le (facili) integrazioni con altri software, che consentono di semplificare i flussi di lavoro, creare automatismi, consentire il lavoro in mobilità (app gratuita per iOS e Android), vedi punto 2.
      Insomma, Asana è un concentrato di efficienza che consente di tenere tutto il team sott’occhio, tutte le attività sotto controllo e ordine in azienda, da UNA SOLA piattaforma (di qui il nome “Asana – Teamwork without email“).
      Se vuoi cercare dei tutorial o delle spiegazioni più approfondite di Asana, ti è sufficiente effettuare una semplice ricerca “come utilizzare Asana” su Google.

Prova ad applicare questi consigli alla tua realtà e fammi sapere se ottieni risultati. Se vuoi, puoi anche chiedere qualche altro consiglio nei commenti qui sotto.

PS: Altri software per la collaborazione (vedi punto 4.) che ti consiglio sono “Trello” molto più semplificato rispetto ad Asana, ma non è detto che per specifiche attività non vada bene; “Harvest“, indicato specificatamente per quelle attività che misurano le performance sul tempo (ad esempio consulenti, liberi professionisti o società di servizi).

PPS: in merito ai software gratuiti, ne esistono altri migliaia, adatti a qualsiasi scopo, come ad esempio “Mail chimp” per l’invio di newsletter professionali. In questo articolo mi sono concentrato sull’organizzazione e l’ordine in generale ed ho cercato di individuare il minor numero di software per semplificarti la vita.

COME ORGANIZZARE LA TUA AZIENDA

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